Arbeitszeit besser organisieren

Wer wünscht sich das nicht? Das positive Gefühl, am Ende des Tages alle To-dos erledigt zu haben. Man kann zufrieden und motiviert für den nächsten Arbeitstag nach Hause gehen und leichter abschalten. Häufig entspricht das jedoch nicht der Realität. Unterbrechungen, wie zum Beispiel kurzfristig erhaltene Aufgaben oder überzogene Meetings, können unseren Zeitplan schnell gewaltig durcheinander bringen. Die Folge: Wir verlassen das Büro mit einem flauen Magen und denken noch beim Abendessen darüber nach, was die nächsten Tage bei der Arbeit nachzuholen ist. Um dein Zeitmanagement zu verbessern, Überstunden zu vermeiden und am Ende des Tages ein gutes Gefühl zu haben, ist es hilfreich, einen Zeitplan aufzustellen. Die folgenden Schritte werden dich dabei unterstützen, einen realistischen Zeitplan zu erstellen. Bei der Zeitplanung unterschätzen wir häufig den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben und berücksichtigen darüber hinaus nicht die ungeplanten Ereignisse. Es mag paradox klingen, aber auch Unvorhersehbares lässt sich einplanen. Bei der folgenden Zeitmanagement-Methode planst du deinen Tag nicht mit den Aufgaben, die erledigt werden müssen, sondern mit der dir zur Verfügung stehenden Zeit.

Lege im ersten Schritt die Start- und Endzeit für deinen Arbeitstag fest. Frage dich also: Wie viele Stunden beträgt mein Brutto-Arbeitstag?

Überlege nun, wie viel Zeit üblicherweise von deiner Brutto-Arbeitszeit für Pausen und Routineaufgaben wie Anrufe, E-Mails, Meetings sowie für weitere ungeplante Unterbrechungen abgehen. Frage dich also: Wie viel Zeit bleibt für die fokussierte Bearbeitung meiner Aufgaben übrig (nach Abzug aller festen Termine und einer Schätzung von allem Unvorhergesehenen)? Wenn du kritisch und realistisch die Zeiten aufgeschrieben hast, die du abziehen musst, wirst du feststellen, dass die tatsächliche verfügbare Zeit häufig deutlich geringer ist.

Nun weißt du wie viel Netto-Arbeitszeit dir übrig bleibt. Frage dich als nächstes: Welche Aufgaben stehen an, die ich heute erledigen möchte? Versuche diese nach Wichtigkeit zu sortieren und die grobe Dauer einzuschätzen. An dieser Stelle zeigt sich oft das zuvor genannte Problem: eine zu optimistische Schätzung des Zeitaufwands. Um dem entgegenzuwirken, kannst du für ein paar Tage eine Liste mit deinen Aufgaben anlegen, in der du jeweils die geplante und die tatsächliche Bearbeitungsdauer aufschreibst und vergleichst. Das hilft dir, zu einer realistischeren Einschätzung zu finden. Fülle nun deine Netto-Zeit (also die Zeit für fokussiertes Arbeiten) mit den wichtigsten Aufgaben auf und verschiebe solche, die weniger wichtig und dringlich sind, auf den nächsten Tag.

Wenn du deine Zeit auf diese Weise planst, wirst du häufiger mit einem guten Gefühl nach Hause gehen. Du kannst am Ende des Tages sagen: „Ich habe alle meine To-dos erledigt“. Solltest du alleine nicht weiterkommen und weiteren Beratungsbedarf haben, stehen dir die angegebenen Ansprechpersonen zur Verfügung.