Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode verbessern

Hast du das Gefühl, nie genug Zeit zu haben, um deine Aufgaben zu erledigen? Fragst du dich manchmal, wie andere es schaffen, so produktiv zu sein und so viel in kurzer Zeit zu erledigen? Die Antwort darauf liegt im Zeitmanagement, also in der Art und Weise, wie du deine Zeit organisierst und auf verschiedene Aufgaben verteilst, um deine Produktivität zu maximieren und deine Ziele zu erreichen. Dabei ist es egal, ob es um deine Arbeit oder dein Privatleben geht. Wenn du lernst deine Zeit effektiv zu verwalten, fühlst du dich entspannter, konzentrierter und behältst guten Gefühls die Kontrolle.

In diesem Beitrag erfährst du daher, was erfolgreiches Zeitmanagement ausmacht und wie du mithilfe der ALPEN-Methode dein Zeitplanung und -umsetzung verbessern kannst.

Das wichtigste Instrument für ein besseres Zeitmanagement ist eine systematische und konsequente Planung. Sie bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:

Die folgenden fünf Schritte der ALPEN-Methode helfen dir dabei, die dir zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen und dein Zeitmanagement zu verbessern.

Schreibe im ersten Schritt alle anstehenden Aufgaben, Projekte und Termine in eine To-do-Liste. Vielleicht hast du sogar schon eine bestehende, die du dafür nutzen kannst. Bestenfalls legst du hierbei gleichzeitig konkrete Ergebnisse fest, an denen du den Abschluss der Aufgabe festmachen kannst. Schreibe also z.B. „20 E-Mails beantworten“ anstatt „E-Mails durchgehen“. Auch wenn du während der Arbeit unterwegs bist, solltest du neue Aufgaben und Deadlines notieren. Dafür kannst du z.B. ein Notizbuch oder dein Handy benutzen.

Überlege im nächsten Schritt, wieviel Zeit du ungefähr für jede einzelne Aufgabe benötigen wirst. Kleine, einander ähnliche Aufgaben, wie z.B. mehrere Telefonate, solltest du bündeln. Das spart Zeit und bedeutet weniger Anstrengung für dein Gehirn. Besonders große Aufgaben solltest du hingegen in kleinere Arbeitspakete zerlegen. So wirst du nicht überwältigt und kannst regelmäßig kleinere Erfolge verbuchen.

Wenn du die zuvor festgelegten Aufgaben auf deine Tage verteilst, solltest du darauf achten, genug Puffer für unerwartete Ereignisse oder Verzögerungen freizuhalten. Empfohlen werden um die 40 % Pufferzeit. Dies hängt jedoch stark von deinem Arbeitsumfeld ab – z.B. inwieweit deine Aufgaben von anderen Kolleg:innen abhängig sind. Richte dich hier am Besten nach deinen bisherigen Erfahrungen.

In diesem Schritt findet die eigentliche Planung statt. Zunächst solltest du die Aufgaben priorisieren: Was ist heute, diese Woche, diesen Monat besonders wichtig? Zur Beantwortung dieser Frage ist es hilfreich, wenn du einen Überblick über die Ziele des Unternehmens bzw. deines Teams hast. Sprich dies im Zweifel nochmal mit deinem Team oder deiner Führungskraft ab. Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, solltest du regelmäßig aussortieren.

Die wichtigsten Aufgaben solltest du dann einplanen, wenn du am leistungsfähigsten bist - das ist bei den meisten Menschen am Morgen der Fall. So vermeidest du es zu prokrastinieren und startest mit einem ersten Erfolg in den Tag. Setze dir hierfür feste Fokuszeiten in deinem Kalender und reduziere Ablenkungen, wie z.B. durch dein Handy oder E-Mails. Vermeide außerdem Multitasking – du bist effektiver, wenn du dich stets auf eine Aufgabe bzw. auf einen Aufgabentyp konzentrierst.

Prüfe am Ende des Tages, ob dein Plan aufgegangen ist. Registriere etwaige Abweichungen, damit du nächstes Mal deine Planung entsprechend anpassen kannst. Feiere aber in jedem Fall auch deine Erfolge!

Diese fünf Schritte helfen dir dabei, deine Zeit effektiver zu nutzen und den Tag so produktiver zu gestalten. Wenn du dich intensiver mit den Themen Arbeitsorganisation oder Selbstmanagement beschäftigen möchtest, stehen dir hierzu unsere weiteren Beiträge in der Mediathek zur Verfügung. Selbstverständlich können dich bei Problemen oder Schwierigkeiten ebenfalls die hier aufgeführten Ansprechpersonen unterstützen.